Przeprowadzenie loterii promocyjnej, fantowej lub audioteksowej wiąże się z potrzebą otrzymania dedykowanego zezwolenia. Próba organizacji przedsięwzięcia bez zezwolenia lub niezgodnie z jego zapisami może skutkować nałożeniem surowej kary finansowej na organizatora loterii. W tym tekście zwróciłem uwagę na to, czym jest zezwolenie na loterię promocyjną, jak ubiegać się o jego wydanie i jakie kary wiążą się z brakiem jego posiadania. Zapraszam do lektury.

Loteria promocyjna – co to?

Według prostej definicji loterią promocyjną jest prosta gra losowa, w której udział bierze się poprzez nabycie określonych towarów i usług. Każdy zakup usług i produktów objętych loterią promocyjną daje szansę na wygranie nagród rzeczowych lub pieniężnych. Legalne przeprowadzenie loterii promocyjnej możliwe jest na podstawie otrzymanego zezwolenia. Dokument wydawany jest przez właściwego dyrektora izby administracji skarbowej dla danego organizatora.

Zezwolenie na przeprowadzenie loterii – czym jest?

Zezwolenie na przeprowadzenie loterii promocyjnej to dokument – decyzja administracji skarbowej, który definiuje zasady akcji oraz jej zakres. Jego uzyskanie jest wymagane przez zapisy ustawy o grach hazardowych, a ubiegać się o jego wydanie powinien podmiot lub osoba odpowiedzialna za organizację loterii promocyjnej.

Kto jest odpowiedzialny za wydanie zezwolenia na loterie promocyjne?

Osobą odpowiedzialną za wydanie zezwolenia jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej właściwej dla organizatora lub  obszaru, który wskazano przy organizacji loterii.

Jaką Izbę Administracji Skarbowej wybrać?

Odgórnie zezwolenie na organizację loterii wydaje Dyrektor Izby Administracji Skarbowej (dawniej Izby Celnej) właściwy dla miejsca siedziby organizatora, siedziby oddziału w przypadku firmy zagranicznej lub miejsca, w którym przedstawiciel naszej firmy prowadzi działalność. lub miejsca zamieszkania. Wyjątkiem może być organizacja loterii, która zasięgiem nie przekracza obszaru jednego województwa. Wówczas zezwolenie może wydać Dyrektor Izby Administracji Skarbowej (dawnej Izby Celnej) właściwy dla miejsca, gdzie będzie prowadzona loteria. 

O wskazanie organu wydającego zezwolenie w naszym przypadku możemy poprosić urzędnika.

Ubieganie się o zezwolenie w przypadku loterii promocyjnej – krok po kroku

Proces ubiegania się o zezwolenie na loterię promocyjną można opisać w kilku krokach. Poniżej przedstawiłem w sposób chronologiczny etapy całego procesu, których spełnienie wpłynie korzystnie na czas weryfikacji zgłoszenia:

  • ustal terminy (m.in.: termin rozpoczęcia loterii, termin ogłaszania wyników, termin losowania nagród, terminy rozpatrywania reklamacji i zgłaszania roszczeń i termin wydawania wygranych);
  • określ wartość puli nagród;
  • przygotuj regulamin loterii promocyjnej;
  • skompletuj niezbędną dokumentację;
  • wypełnij wniosek oraz wszystkie załączniki;
  • odwiedź właściwą izbę administracji skarbowej i złóż dokumenty;
  • opłać 10% opłaty za wydanie zezwolenia;
  • odbierz zezwolenie.

Jakie dokumenty i informacje wymagane są według ustawy o grach hazardowych?

O zezwolenie możesz ubiegać się po spełnieniu określonych formalności. W trakcie przygotowywania wniosku o wydanie zezwolenia na organizację loterii promocyjnej niezbędne będzie przygotowanie takich dokumentów i informacji jak:

  • wniosek o wydanie zezwolenia;
  • dane osobowe osób zarządzających podmiotem organizującym loterię, pełnomocników lub przedstawicieli organizatora, w tym: imię i nazwisko, seria i numer dokumentu tożsamości, miejsce zamieszkania, obywatelstwo;
  • gwarancją bankowa;
  • dane banku wystawiającego gwarancję bankową (KRS, pełnomocnictwo, karty wzorów podpisów);
  • projekt regulaminu loterii;
  • zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa;
  • zaświadczenie o uregulowaniu należności celnych;
  • zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami za ubezpieczenia społeczne;
  • zaświadczenie potwierdzając legalność środków finansowych przeznaczonych na organizację loterii i zakup nagród;
  • oświadczenie dotyczące środków finansowych lub/oraz szacunkowy kosztorys loteryjny (jeżeli poprosi o to Izba Administracji Skarbowej);
  • wypis z KRS lub CEIDG (potwierdza status prawny podmiotu występującego o zezwolenie);
  • pełnomocnictwo (jeżeli w imieniu organizatora loterii występuje pełnomocnik).

Co zawiera wniosek?

Organizator w prawidłowo wypełnionym wniosku podaje takie dane jak:

  • określenie rodzaju gry (w tym wypadku: loteria promocyjna);
  • nazwa i status osobowości prawnej organizatora (w przypadku spółek handlowych podaje się numer w KRS);
  • określenie obszaru i czasu, w którym urządza się loterię promocyjną.

Loterie fantowe – dodatkowe wymagania.

Dodatkowe wymagania wiążą się z organizacją loterii fantowych. Wówczas poza wymienionymi wcześniej informacjami i dokumentami, organizator ma obowiązek przygotować także:

cel, na który przeznaczy dochód z loterii fantowej;
rodzaj organizacji gry;
ekspertyzę dowodu udziału w grze lub losów, a także potwierdzenie ich skutecznego zabezpieczenia;
zaświadczenie o niekaralności za umyślne przestępstwo.

Z jakimi instytucjami organizator kontaktuje się na etapie uzyskania zezwolenia?

W trakcie gromadzenia niezbędnej dokumentacji, organizator loterii będzie zobowiązany do kontaktu z kilkoma urzędami. Wśród nich wymienia się przede wszystkim:

  • Urząd Skarbowy;
  • Dyrektora Izby Administracji Skarbowej;
  • ZUS;
  • Bank;
  • KRS lub CEIDG.

Koszty związane z wydaniem zezwolenia

Podczas urządzania loterii należy wziąć pod uwagę różnego rodzaju koszty. Niektóre z nich związane są z uzyskaniem zezwolenia. Do takich kosztów zalicza się m.in.:

  • opłatę skarbową za pełnomocnictwo (17 PLN);
  • opłatę za wydanie zezwolenia (10% puli nagród, jednak nie mniej niż 50% kwoty bazowej);
  • opłatę za uzyskanie gwarancji bankowej (wg cennika danego banku);
  • wynagrodzenie dla pełnomocnika (jeżeli organizator się na takiego zdecyduje).

Ponadto jako dodatkowy koszt warto uwzględnić czas, który należy poświęcić na przygotowanie całej dokumentacji i spełnienie wymogów administracyjnych.

W jaki sposób można złożyć wniosek?

Obecnie wniosek można złożyć fizycznie podczas wizyty w urzędzie, a także w formie listownej i elektronicznej, co jest dużym ułatwieniem dla osób, które organizują loterię. Szczegółowe informacje dotyczące całej procedury znajdują się pod rządowym linkiem tutaj – kliknij.  Wśród akceptowalnych form złożenia wniosku znajdują się:

  • osobista wizyta w urzędzie;
  • przesłanie wydrukowanego i podpisanego wniosku pocztą;
  • wypełnienie wniosku elektronicznego i zatwierdzenie go podpisem elektronicznym. 

Z jakim wyprzedzeniem ubiegać się o zezwolenie?

Proces związany z uzyskaniem zezwolenia na przeprowadzenie loterii promocyjnej powinien rozpocząć się na 2 miesiące przed dniem, który wyznacza termin rozpoczęcia akcji promocyjnej. W związku z tym całą procedurą należy rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej ma 2 miesiące na rozpatrzenie wniosku.

Co w przypadku błędów w dokumentacji?

Jeżeli w dokumentacji lub we wniosku pojawią się błędy, lub niejasności, to organizator loterii ma 7 dni na ich usunięcie lub złożenie wyjaśnień. Może tego dokonać samodzielnie lub na wezwanie organu.

W przypadku decyzji odmownej o wydaniu zezwolenia, organizator loterii ma 14 dni na złożenie odwołania.

Jak długo ważne jest zezwolenie?

Zezwolenia na przeprowadzenie loterii promocyjnej ważne jest maksymalnie 2 lata.  Istnieje możliwość jednorazowego przedłużenia ważności zezwolenia o 6 miesięcy. Wraz z zezwoleniem organizator otrzymuje zatwierdzony regulamin loterii.

O czym należy informować Dyrektora Izby Administracji Skarbowej?

Według przepisów dotyczących gier hazardowych organizator loterii promocyjnej i loterii fantowej zobowiązany jest do poinformowania Dyrektora Izby w terminie nie dłuższym niż 7 dni o takich sytuacjach jak:

  • rozpoczęcie loterii na podstawie udzielonego zezwolenia;
  • rezygnacja z przeprowadzenia loterii;
  • przerwanie prowadzonej loterii;
  • wznowienie loterii.

Ponadto w ciągu 30 dni po zakończeniu loterii, organizator zobowiązany jest do przesłania raportu, w którym znajdują się m.in. takie informacje jak:

  • wykaz wypłat nagród lub wydanych nagród rzeczowych wraz z określeniem ich wartości;
  • wykaz wystawionych i anulowanych imiennych zaświadczeń, w których są informacje o uzyskanej wygranej oraz jak wysokie są wygrane pieniężne. Wykaz posiada numery, serie oraz daty wystawienia zaświadczeń.

Kto sprawuje nadzór nad prawidłowym przebiegiem loterii promocyjnej?

W celu zapewnienia prawidłowości urządzania loterii nadzór nad nią sprawuje dedykowana osoba wyznaczona przez organizatora. Aby móc sprawować tę funkcję, zobowiązana jest do przejścia przez szkolenie z przepisów. To wymóg, który pojawił się w Ustawie o grach hazardowych z 2017 roku. Osoba nadzorująca prawidłowy przebieg loterii promocyjnej musi posiadać świadectwo ukończenia szkolenia i pokazać je do wglądu w trakcie ewentualnej kontroli.

W jaki sposób zbierać dane osobowe uczestników loterii?

Ze względu na przepisy RODO bardzo ważne jest prawidłowe i legalne zbieranie oraz przechowywanie danych osobowych uczestników loterii, a następnie ich niszczenie. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w tym zakresie warto skonsultować się ze specjalistą, aby uniknąć konsekwencji prawnych. W fazie projektowania loterii należy określić bezpieczne formy zbierania tych danych, a mogą to być:

  • forma fizyczna (zbieranie danych za pomocą przesyłek listowych, urn, formularzy papierowych);
  • forma elektroniczna (zbieranie danych za pomocą formularzy online, aplikacji, komunikatorów i poczty elektronicznej).

Organizator loterii ma prawo zbierać i przetwarzać dane uczestników przez czas urządzania loterii, czyli do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane laureatów loterii mogą być przechowywane przez 5 lat.

Regulamin loterii promocyjnej – co powinno się w nim znaleźć?

Jednym z podstawowych dokumentów opisujących zasady prowadzenia loterii jest jej regulamin. Projekt przedkłada się w Izbie Administracji Skarbowej, a następnie jest w niej zatwierdzany lub odsyłany do organizatora w celu naniesienia niezbędnych poprawek. Zatwierdzenie regulaminu zależne jest m.in. od tego, czy w jego treści znajdują się wszystkie niezbędne informacje. Wzorowy regulamin powinien zawierać m.in.:

  • nazwę podmiotu urządzającego loterię oraz informacje o osobowości prawnej;
  • nazwę loterii;
  • wskazanie organu wydającego zezwolenie;
  • czas trwania loterii;
  • ceny i liczbę losów;
  • obszar organizacji loterii;
  • sposób prowadzenia gry;
  • termin zakończenia sprzedaży towarów, usług i innych dowodów udziału w grze;
  • terminy losowania nagród i zgłaszania roszczeń;
  • miejsce wydawania nagród i termin ich wypłat;
  • łączną pulę wygranych;
  • gwarancję prawidłowości organizacji loterii.

Jeżeli w regulaminie gry uwzględnisz powyższe informacje oraz spełnisz pozostałe wymogi przepisów regulujących gry losowe, to zwiększysz szansę na szybkie zatwierdzenie dokumentu.

Czy można wprowadzać zmiany w regulaminie gry na etapie uzyskiwania zezwolenia?

Niekiedy dochodzi do sytuacji, które wymagają naniesienia zmian w projekcie regulaminu loterii promocyjnej. Jest to możliwe, jednak dopiero po wcześniejszym uzgodnieniu z osobą prowadzącą proces w imieniu Krajowej Administracji Skarbowej. Wprowadzenie zmian w regulaminie zobowiązuje organizatora do naniesienia ich również na innych załącznikach do składanego wniosku.

Ile może wynosić kara dla organizatora?

Wysokość kary za nielegalną organizację loterii zależy od kilku czynników. Według art. 89 ust. 1 pkt 1 stawy o grach hazardowych, ewentualnej karze pieniężnej podlega każdy organizator, który przeprowadza gry hazardowe bez zezwolenia, zgłoszenia lub koncesji. W związku z tym rekomenduje się spełnienie niezbędnych wymogów formalnych i przeprowadzanie loterii promocyjnej na podstawie właściwej koncesji lub zezwolenia.

W przypadku loterii promocyjnej kara za jej nielegalne przeprowadzenie wynosi pięciokrotność opłaty za wydanie zezwolenia. Oznacza to, że może ona być bardzo dotkliwa. Zależy ona między innymi od wartości puli nagród. Opłata za wydanie zezwolenia to 10% łącznej wartości puli nagród, jednak nie mniej niż 50% kwoty bazowej.

To nie jedyne przykre konsekwencje, które może ponieść organizator nielegalnej loterii promocyjnej. Dodatkowo taka osoba (lub firma) może być ukarana na podstawie Kodeksu Karno Skarbowego. Wysokość takiej kary może wynosić nawet do 240 stawek dziennych.

Kto podlega karze?

Karze może podlegać nie tylko organizator, ale także osoba, która świadomie uczestniczy w grze losowej lub hazardowej łamiącej przepisy Ustawy o grach hazardowych. Wśród osób, które mogą zostać ukarane, są:

  • osoby urządzające gry hazardowe wbrew przepisom lub warunkom zezwolenia i koncesji;
  • osoby urządzające gry bez urzędowego sprawdzenia;
  • osoby posiadające automaty do gier bez urzędowego sprawdzenia lub bez nałożenia wymaganych urzędowych zamknięć;
  • osoby prowadzące loterie promocyjne, fantowe, gry bingo fantowe lub loterie audioteksowe bez zezwolenia;
  • osoby uczestniczące w nielegalnych grach hazardowych i loteriach;

Zobowiązania podatkowe

Nagrody pieniężne oraz rzeczowe oferowane w loterii promocyjnej podlegają podatkowi. Podatek wynosi 10%. Zwolnieniu podatkowemu podlegają tylko wygrane w loteriach promocyjnych, których jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 2280 PLN. Warto to uwzględnić przy planowaniu akcji promocyjnej, ponieważ ustalenia nagród poniżej tej kwoty może być pewnego rodzaju ułatwieniem podatkowym. Z drugiej strony może wpłynąć to na obniżenie atrakcyjności nagród i mniejszą popularność akcji promocyjnej.

Jeżeli jednorazowa wartość nagród przekracza kwotę 2280 PLN, to organizator może ufundować kwotę przeznaczoną na podatek i informacje o tym umieścić w regulaminie. Wówczas w wygranej kwocie już znajduje się ta, która przeznaczona jest na zapłatę podatku dochodowego przez laureata.

Jakie formy może mieć loteria?

Mechanizm przeprowadzenia loterii promocyjnej może być różny. Oczywiście wszystko zaczyna się od wybrania pomysłu na loterię oraz jej celu. Następnie wybiera się sposób przeprowadzenia akcji, który uwzględnia się w regulaminie. Przede wszystkim loterie promocyjne dzieli się na te z losowaniem finałowym oraz z nagrodą natychmiastową.

Loterie z losowaniem finałowym

To loterie final-draw, w których następuje oficjalne losowanie finałowe. Może odbywać się ono codziennie, w odstępach tygodniowych, miesięcznych itd. Po losowaniu publikowane są wyniki, a udział w nim biorą osoby, które dokonały zgłoszenia fizycznego lub elektronicznego (np. po zakupie towaru, usługi lub innego dowodu udziału w grze).

Loterie z nagrodą natychmiastową

Kolejną formą loterii są te z nagrodą natychmiastową (instant-win). Najczęściej organizator przygotowuje dużą liczbę nagród o mniejszej wartości, dzięki czemu mogą padać z dużą częstotliwością. Informacja o ewentualnej wygranej lub przegranej pojawia się od razu po odkryciu losu przez uczestnika. Do tego rodzaju loterii promocyjnych zalicza się m.in.:

  • zdrapki i e-zdrapki;
  • koła fortuny i e-koła fortuny;
  • loterie w aplikacjach;
  • loterie zakupowe i programy lojalnościowe;
  • kupno produktów wraz z losem zdrapką.

Losowanie nagród – każdy na to czeka

Kulminacyjnym momentem loterii promocyjnych z losowaniem nagród jest oczywiście finałowe losowanie. Może być przeprowadzone w sposób publiczny lub niepubliczny. W przypadku loterii z mniejszą liczbą uczestników stosuje się jeszcze losowanie ręczne, jednak w przypadku bardziej rozbudowanych akcji promocyjnych można wykorzystać profesjonalne urządzenie losujące.

Urządzenie losujące to nic innego jak dedykowany komputer z certyfikowanym oprogramowaniem. Koszt zakupu takiego urządzenia wynosi minimum kilkanaście tysięcy złotych i zależny jest m.in. od liczby rekordów, które mają być uwzględnione w losowaniu. Wielu organizatorom opłaca się zakupić takie urządzenie, ponieważ koszty związane z ręcznym wyłonieniem laureatów spośród tysięcy zgłoszeń oraz inwestycja czasowa w ten proces mogą znacznie przewyższać koszt zakupu i eksploatacji urządzenia losującego.

Organizatorzy loterii muszą zadbać o to, by urządzenie losujące posiadało niezbędne certyfikaty i było zgodne z zapisami Ustawy o grach hazardowych. W przeciwnym razie loteria może zostać uznana za nielegalną, co grozi poważnymi karami finansowymi nałożonymi na organizatora. Ich wysokość może sięgać nawet 200 000 złotych.

Zadbaj o legalizację loterii promocyjnej

Zadbanie o legalne przeprowadzenie loterii promocyjnej to obowiązek każdego organizatora. Dzięki temu można uniknąć przykrych konsekwencji prawnych oraz zapewnić prawidłowość przebiegu gry losowej. Wpłynie to korzystnie na wizerunek marki organizatora oraz zadowolenie uczestników loterii promocyjnej. O tym jak zadbać o przeprowadzenie legalnej loterii promocyjnej i sprawne uzyskanie niezbędnych zezwoleń, dowiesz się bezpośredniego z przygotowanego przeze mnie poradnika. Zachęcam do jego zakupu i organizacji legalnych i przynoszących sukcesy loterii promocyjnych.