Organizator loterii promocyjnej powinien spełnić szereg wymagań, aby przedsięwzięcie to zostało przeprowadzone zgodnie z przepisami. W tym artykule przedstawię najważniejsze zasady organizacji loterii promocyjnej w Polsce oraz wskażę aspekty, na które dodatkowo powinni zwrócić uwagę organizatorzy. Zapraszam do lektury.

Loteria promocyjna – definicja

Definicja loterii promocyjnej pojawia się w treści ustawy o grach hazardowych z 19 listopada 2009 r. Według tego aktu prawnego loterie promocyjne to działania marketingowe, w których uczestnicy biorą udział poprzez nabycia usługi, towaru lub też innego dowodu. Udział w loterii jest bezpłatny. Oferowane są w nich wygrane pieniężne lub wygrane rzeczowe.

Loteria promocyjna to działanie marketingowe, które często wykorzystywane jest w przypadku spółek handlowych, organizacji pozarządowych oraz jednostek samorządu terytorialnego lub instytucji rządowych. Cechuje się dużą skutecznością oraz jest jedną z najbardziej angażujących form kontaktu z klientami oraz kontrahentami.

Loteria audioteksowa

W ramach ustawy o grach hazardowych wyróżnia się także loterie audiotekstowe. Szczegółowe przeprowadzenie loterii audioteksowej określa ustawa. Udział w loterii audioteksowej jest odpłatny. Bierze się go poprzez wysyłanie wiadomości SMS za pomocą publicznej sieci telekomunikacyjnej lub poprzez odpłatne połączenie telefoniczne.

W przypadku loterii audioteksowych organizator również oferuje wygrane rzeczowe lub pieniężne. Loteria audioteksowa jako mechanizm angażowania klientów bardzo często wykorzystywana jest przez w mass mediach. Więcej o loteriach przeczytasz tutaj.  

Loterie promocyjne – przygotowanie

W przypadku loterii promocyjnej bardzo ważny jest jej pomysł. Organizację loterii powinien poprzedzić dokładny pomysł na jej przeprowadzenie. Pomysł oraz skala loterii ma późniejszy wpływ na sposób jej przeprowadzenia. 

Kto może odpowiadać za organizację loterii promocyjnej?

Obowiązki organizatora loterii także znajdują się w tekście ustawy o grach hazardowych. Małe loterie promocyjne mogą być organizowane przez osoby fizyczne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej lub osoby prawne. Wszystkie loterie promocyjne i loterie audioteksowe mogą być organizowane tylko na podstawie udzielonego zezwolenia.

Kto może brać udział w loterii?

Udział w loterii mogą brać wszystkie zainteresowane osoby, również te poniżej 18. roku życia, o ile regulamin nie stanowi inaczej. Bardzo często z udziału wyłączone są osoby, które pracują w firmie organizującej loterie lub posiadają w niej członków bliskiej rodziny. Pod tym kątem tymi samymi prawami rządzą się loterie audioteksowe.

Warto pamiętać o tym, że zainteresowany wyraża zgodę i tym samym nieodpłatnie uczestniczy w loterii promocyjnej. Nieco inne zasady ma loteria audioteksowa, gdzie udział jest odpłatny, o czym już wspominałem.

Wartość nagród w loteriach promocyjnych

Nie zawsze organizator jest podmiotem, który kupuje nagrody i w związku z tym nie zawsze jest w stanie na podstawie rachunków lub faktur potwierdzić nabycie towaru. W takich wypadkach niezbędne jest określenie ceny rynkowej nagród lub uzyskanie od darczyńcy protokołu poświadczającego wartość fantu. Zagadnienia dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT od nagród opisane zostały w tym artykule.

Losy, regulamin i mechanizm w przypadku loterii promocyjnej

Zasady prowadzenia loterii promocyjnej powinny zostać określone w regulaminie. To w nim określa się informacje dotyczące przebiegu loterii, czas trwania loterii, termin losowania nagród po zakończeniu  oraz potencjalne wygrane pieniężne i rzeczowe. W przypadku sprzedaży towarów promocyjnych niezbędne jest również określenie ram czasowych, w tym przede wszystkim daty zakończenia sprzedaży towarów promocyjnych.

Szczegółowe informacje powinny jak najbardziej wyczerpać temat organizacji loterii promocyjnej. Regulamin i ewentualne zmiany w nim powinny być zatwierdzone, a następnie udostępnione dla wszystkich uczestników loterii promocyjnej i zgodne z ustawą dotyczącą gier hazardowych.

Prawidłowo sporządzony regulamin musi zawierać między innymi: nazwę loterii, nazwę podmiotu urządzającego loterię oraz dane rejestrowe spółki, sposób urządzania loterii, miejsce i termin losowania nagród, sposób zapewnienia nadzoru nad prawidłowym przebiegiem gry, sposób wnoszenia i rozpatrywania reklamacji. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto skontaktować się z ekspertem.

Losy w loterii promocyjnej mogą mieć postać materialną lub elektroniczną. Wśród popularnych form urządzania loterii znajdują się:

Losy można nabyć w drodze zakupu usługi lub innego dowodu udziału w promocji. Urządzenie loterii i wybór odpowiedniej formy jej przeprowadzenia zależy od potrzeb i preferencji organizatora. Regulamin nie musi, ale powinien być dostępny np. w punkcie sprzedaży, w siedzibie organizatora lub na stronie internetowej. 

Zgłoszenie i uzyskanie zezwolenia

Przed rozpoczęciem loterii niezbędne jest uzyskanie na nią zezwolenia. O to organizator powinien zadbać w pierwszej kolejności. Zgłoszenie o zezwolenie powinno składać się do dyrektora izby administracji skarbowej. Czas ma w tym wypadku znaczenie, ponieważ uzyskanie zezwolenia może zająć nawet  2 miesiące przed planowanym rozpoczęciem loterii. Jeżeli organizator się spóźni, może to wpłynąć na czas urządzania loterii lub jej przesunięcie.

Składający wniosek zobowiązany jest do udokumentowania legalnego pochodzenia kapitału na loterię, a także zaświadczenie o niezaleganiu w płatności podatków na rzecz izby administracji skarbowej oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne. Ponadto niezbędne jest potwierdzenie, że organizator nie posiada przeterminowanych należności celnych. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, dyrektor izby administracji skarbowej wydaje stosowne zezwolenie. Udzielenie zezwolenia jest podstawą do legalnej organizacji loterii. Za zezwolenie pobierana jest opłata. 

Tak jak wspominałem, podmiot urządzający loterię może określić sposób przyznania nagród. W tym zakresie dostępne są różne możliwości. Jeżeli ma się to odbyć za pomocą urządzenia do wylosowania zwycięzców, to niezbędna jest jego rejestracja u dyrektora izby administracji skarbowej. Program do losowania nagród może być eksploatowany wyłącznie po wcześniejszym przeprowadzeniu badania technicznego.

Przeprowadzenie loterii promocyjnej

Po ustaleniu wszystkich szczegółów i otrzymaniu zezwolenia z urzędu skarbowo celnego można przystąpić do organizacji loterii promocyjnej. Procedura ta również została uwzględniona w przepisach prawnych, w tym przede wszystkim w ustawie o grach hazardowych.

Zawiadomienie o rozpoczęciu loterii

Organizator każdej loterii, również loterii promocyjnej, zobowiązany jest do zawiadomienia o rozpoczęciu urządzania loterii naczelnika właściwego urzędu celnego. Planując loterię promocyjną, należy również podać listę miejsc, w których prowadzona będzie sprzedaż produktów promocyjnych lub innego dowodu udziału w grze. 

Ostatnie dni przed startem to również szansa na wprowadzenie korekt do regulaminu. Do końca mogą zmieniać się dostawcy nagród, a to może mieć bezpośredni wpływ na wygrane pieniężne lub rzeczowe, które wpisano w regulamin. Niezależnie od tego, czy ktoś przeprowadził już setki loterii, czy to dla niego pierwsza taka akcja promocyjna, zawsze warto starannie podejść do kwestii regulaminu.

Zapłacenie podatku od gier i jego ewidencje

Odrębną kwestią jest podatek od gier, który dotyczy wyłącznie loterii audioteksowych. Wspomnę, że ten podatek w loteriach rejestruje się za pomocą dwóch ewidencji. W jednej z nich znajdują się obliczenia i informacje o podatku, a w drugiej podstawa opodatkowania. Obliczony podatek wpłaca się na konto Urzędu Skarbowego, a wypełnioną deklarację podatkową przesyła się do naczelnika Urzędu Celnego właściwego dla organizatora.

Wydanie nagród i podatek od nich

Gdy loteria promocyjna dobiegnie końca, można przejść do jej rozliczenia. Wygrane pieniężne lub rzeczowe przekazywane są uczestnikom na podstawie dowodu zakupu towaru lub usługi. W zależności od rodzajów loterii uczestnicy mogą być również zobowiązani do przedstawienia większej ilości danych takich jak numer dokumentu tożsamości oraz dane personalne. W niektórych przypadkach na podstawie tych danych możliwe jest przygotowanie wypłat nagród. W przypadku nagród pieniężnych stosuje się nagrody gotówkowe lub w postaci przelewu na konto.

Od uzyskanej wygranej opłaca się należny podatek dochodowy. Jest to zgodne z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Zryczałtowany podatek dochodowy od wygranej wynosi 10%. Opłata następuje na podstawie deklaracji PIT8A i kierowana jest do właściwego Urzędu Skarbowego.

Ewentualne reklamacje

Organizacja loterii promocyjnych może wiązać się z tym, że pojawią się niezadowolone osoby. Gry losowe mają to do siebie, że mogą budzić wątpliwości i roszczenia, które czasem są bezpodstawne. W związku z tym w regulaminie koniecznie musi znaleźć się część, która określa terminy rozpatrywania reklamacji oraz sposób zgłaszania roszczeń. Najczęściej możliwe jest to za pomocą poczty tradycyjnej lub drogą elektroniczną. Urządzenie loterii wymaga tego, by każde roszczenie traktować poważnie i rozpatrywać je na podstawie regulaminu oraz przepisów o grach.

Loteria promocyjna – rewizja wyników i sprawozdanie

Ostatnim etapem prowadzenia loterii jest rewizja jej wyników oraz przygotowanie merytorycznego sprawozdania. Pozwoli to wyciągnąć właściwe wnioski z akcji promocyjnej oraz zweryfikować jej skuteczność w krótkim czasie oraz w dłuższej perspektywie. Loterie promocyjne często przynoszą wymierne efekty dopiero po pewnym czasie.

Protokół z przebiegu akcji promocyjnej

Zespół projektowy pracujący nad loterią powinien przygotować merytoryczny protokół z jej przebiegu. W dokumencie tym warto uwzględnić wszystkie informacje budżetowe oraz organizacyjne, które mogą posłużyć do właściwej oceny efektu kampanii promocyjnej oraz być wzorcem do postępowania przy kolejnych loteriach.

W takim dokumencie warto uwzględnić takie informacje jak:

  • opis przygotowania oraz przeprowadzenia kampanii związanej z loterią;
  • lista zwycięzców;
  • lista roszczeń i sposób ich rozstrzygnięcia;
  • informacja o sposobie ogłoszenia wyników;
  • informacja o odebranych i nieodebranych nagrodach.

Informacja o zakończeniu loterii

W ciągu 30 dni od zakończenia loterii promocyjnej należy sporządzić raport oraz przesłać go do wskazanego Naczelnika Urzędu Celnego. W raporcie niezbędne jest uwzględnienie takich informacji jak: wykaz wydanych nagród wraz z ich wartością, zestawienie wystawionych i anulowanych zaświadczeń o wygranej.

W przypadku organizacji loterii audioteksowych należy także przygotować sprawozdanie IGH-1, które składa się w Ministerstwie Finansów.

Możliwe kontrole

Organizatorzy muszą liczyć się z możliwymi kontrolami, które może przeprowadzić Służba Celna. Przeprowadzenie akcji promocyjnej powinno być w stu procentach legalne, dlatego tak ważne jest spełnienie przez organizatora wszystkich wymogów formalnych. Jeżeli tego zabraknie, to podmiot urządzający loterię może liczyć się z dotkliwymi karami finansowymi.

Zadbaj o szczegóły loterii i miej wszystko pod kontrolą

W tym artykule przedstawiłem procedury związane z organizacją, przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem loterii promocyjnych. Warto zadbać o spełnienie wszystkich wymogów formalnych i nieformalnych, dzięki czemu organizator będzie miał wszystko pod kontrolą. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości można skontaktować się z ekspertami z portalu loteria.org.pl.