Na organizatorze loterii spoczywa szereg obowiązków. Jednym z nich jest prowadzenie ewidencji wygranych. Wymóg ten wynika z przepisów ustawy o grach hazardowych.

Organizator loterii po pierwsze obowiązany jest wystawić imienne zaświadczenie o uzyskanej wygranej podmiotowi, który takiego zaświadczenia zażąda. Jest to tzw. druk ścisłego zarachowania. Wystawić go można maksymalnie kolejnego dnia od dnia w którym uzyskano wygraną, bądź po dniu wypłaty wygranej. Z ustawy wynika wyraźnie, iż kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie przez podmiot organizujący grę hazardową ewidencji zaświadczeń oraz przechowywanie odpisów wydanych zaświadczeń przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uzyskano wygraną lub nastąpiła wypłata wygranej. Ewidencja zaświadczeń jest udostępniana, w celu jej poświadczenia, naczelnikowi urzędu celnego. Podmiot jest obowiązany prowadzić ewidencję wypłaconych (wydanych) nagród, których wartość wynosi co najmniej 2.000 zł. . W ewidencji umieszcza się: dane osoby wygrywającej (imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – adres zamieszkania, datę urodzenia i obywatelstwo); wartość wypłaconej (wydanej) wygranej; datę wypłaty (wydania).

Taka wygrana wiąże się z podatkiem od nagród w loterii (więcej tutaj).

Istotnym aktem normatywnym, na który należy zwrócić uwagę w kwestii ewidencji jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.06.2010 r. w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych. Reguluje ono wzór zaświadczenia o uzyskanej wygranej oraz sposób wydawania zaświadczeń oraz sposób ewidencjonowania zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz prowadzenia ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych. Ewidencja zaświadczeń jest prowadzona w formie książkowej. Karty ewidencji powinny być kolejno ponumerowane, przeszyte oraz ostemplowane na każdej stronie pieczęcią podmiotu.